REGOLAMENTO PER L’USO E LA GESTIONE DEI CANALI SOCIAL ISTITUZIONALI

PREMESSA

L’evoluzione della comunicazione digitale ha profondamente modificato le modalità di relazione tra le istituzioni pubbliche e i cittadini. I social media sono diventati strumenti sempre più diffusi e utilizzati per l’informazione, la partecipazione e il dialogo con la comunità, affiancando e integrando i canali tradizionali di comunicazione istituzionale.

Anche le istituzioni scolastiche sono chiamate ad adeguare le proprie strategie comunicative a questo nuovo scenario, riconoscendo le potenzialità offerte dai social network per raggiungere in modo efficace e immediato le famiglie, gli studenti e il territorio, valorizzando al contempo le attività didattiche e l’identità dell’istituto.

Tuttavia, la presenza sui social media non può essere improvvisata o lasciata a iniziative spontanee e non coordinate. La gestione di canali social istituzionali richiede consapevolezza organizzativa, competenza tecnica e rigoroso rispetto della normativa, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali e la protezione dei minori. Non si tratta semplicemente di “aprire una pagina”, ma di strutturare un vero e proprio canale di comunicazione ufficiale che deve rispondere a precisi requisiti di correttezza, trasparenza, sicurezza e qualità.

L’Istituto, nell’ambito della propria autonomia e in linea con la propria missione educativa e formativa, riconosce l’importanza di dotarsi di una presenza istituzionale sui social media che sia:

• Trasparente: orientata a fornire informazioni chiare, accurate e verificabili sulla vita dell’istituto;
• Partecipativa: capace di coinvolgere la comunità scolastica e di valorizzare le attività e i progetti realizzati;
• Responsabile: attenta alla tutela dei diritti fondamentali delle persone, con particolare riguardo ai minori;
• Conforme: rispettosa della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, trasparenza amministrativa e comunicazione istituzionale;
• Sostenibile: gestita con modalità organizzative adeguate alle risorse disponibili e alla capacità effettiva di garantire continuità e qualità.

Il presente Regolamento nasce quindi dall’esigenza di definire un quadro normativo interno chiaro e condiviso che disciplini l’apertura, la gestione e l’utilizzo dei canali social istituzionali, individuando:

• Le finalità e gli obiettivi della presenza dell’Istituto sui social media;
• Le responsabilità organizzative e gestionali;
• Le regole per la pubblicazione dei contenuti;
• Le modalità di tutela dei dati personali e della privacy, con particolare attenzione ai minori;
• I comportamenti consentiti e quelli vietati;
• Le procedure di sicurezza e protezione degli account;
• I diritti degli interessati e le forme di controllo.

Attraverso questo Regolamento, l’Istituto intende promuovere un uso consapevole, etico e legalmente corretto dei social media, nella convinzione che una comunicazione istituzionale di qualità contribuisca a rafforzare il rapporto di fiducia con le famiglie, a valorizzare il lavoro della comunità scolastica e a costruire un’immagine positiva e riconoscibile dell’istituto sul territorio.

Il Regolamento si rivolge a tutto il personale dell’Istituto coinvolto nella gestione dei canali social e costituisce riferimento vincolante per le persone autorizzate al trattamento dei dati personali in tale ambito. Esso è elaborato nel rispetto dei principi costituzionali, della normativa europea e nazionale sulla protezione dei dati personali, del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle deliberazioni degli organi collegiali della scuola.

RIFERIMENTI NORMATIVI

• Regolamento UE 2016/679 (GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali;
• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” come modificato dal D.Lgs. 101/2018;
• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale”;
• Linee Guida del Garante per la protezione dei dati personali;
• D.Lgs. 16 aprile 1994, n. 297 “Testo Unico delle disposizioni legislative vigenti in materia di istruzione”.

Art. 1 – OGGETTO E FINALITÀ

1. Il presente Regolamento disciplina l’apertura, la gestione e l’utilizzo dei canali social media istituzionali dell’Istituto.
2. I canali social istituzionali hanno le seguenti finalità:
   1. Garantire trasparenza, comunicazione e partecipazione in linea con la missione pubblica della scuola;
   1. Valorizzare le attività didattiche, i progetti educativi e le iniziative culturali dell’Istituto;
   1. Diffondere informazioni sui servizi offerti dall’Istituto;
   1. Promuovere eventi, iniziative e opportunità rivolte alla comunità scolastica;
   1. Rafforzare l’identità dell’Istituto sul territorio;

2. Favorire il dialogo con le famiglie e il territorio.
3. I canali social istituzionali non hanno finalità promozionali o pubblicitarie, né sostituiscono i canali di comunicazione formale dell’Istituto (registro elettronico, PEC, protocollo).

Art. 2 – PIATTAFORME SOCIAL UTILIZZATE

1. L’Istituto utilizza i seguenti canali social istituzionali:
2. Facebook e Instagram
3. La scelta delle piattaforme è effettuata dal Dirigente Scolastico sulla base:
   1. Del target che si intende raggiungere;
   1. Delle risorse disponibili per la gestione;
   1. Delle caratteristiche comunicative dei diversi canali;

2. Della capacità di garantire continuità nella pubblicazione.
3. L’apertura di nuove piattaforme o la chiusura di quelle esistenti è disposta dal Dirigente Scolastico, previa informazione al Consiglio di Istituto.

Art. 3 – TITOLARITÀ E CREDENZIALI

1. I canali social istituzionali sono di proprietà dell’Istituto e devono essere registrati utilizzando esclusivamente credenziali istituzionali, collegabili al dominio dell’Istituto (es. social@nomeistituto.edu.it).
2. È severamente vietato aprire canali social istituzionali utilizzando account personali di docenti, personale ATA o del Dirigente Scolastico.
3. Le credenziali di accesso ai canali social sono custodite dal Dirigente Scolastico e comunicate esclusivamente alle persone autorizzate alla gestione.
4. In caso di cessazione dall’incarico o trasferimento del personale autorizzato, le credenziali devono essere immediatamente modificate.

Art. 4 – RESPONSABILITÀ E GOVERNANCE

1. Il Dirigente Scolastico, in qualità di rappresentante legale dell’Istituto e Titolare del trattamento dei dati personali, è responsabile dei contenuti pubblicati sui canali social istituzionali.
2. Il Dirigente Scolastico nomina uno o più referenti interni (docenti, assistenti amministrativi o membri dello staff) quali persone autorizzate al trattamento dei dati personali per la gestione operativa dei canali social.
3. I referenti sono responsabili di:
   1. Pubblicare contenuti in linea con le finalità istituzionali e con il piano editoriale;
   1. Verificare la correttezza e l’accuratezza delle informazioni pubblicate;
   1. Rispettare le disposizioni del presente Regolamento e la normativa sulla privacy;
   1. Moderare eventuali commenti secondo le regole stabilite;

3. Segnalare tempestivamente al Dirigente situazioni problematiche o potenziali violazioni.
4. I contenuti di particolare rilevanza o delicatezza devono essere preventivamente approvati dal Dirigente Scolastico.

Art. 5 – CONTENUTI E FREQUENZA DI PUBBLICAZIONE

• L’Istituto adotta linee guida interne che indicano:
  1. Tipologie di contenuti da pubblicare;

1. Responsabilità nella produzione dei contenuti.
2. La pubblicazione avviene privilegiando la qualità e la rilevanza dei contenuti rispetto alla quantità.
3. È garantita continuità nella gestione dei canali, evitando periodi prolungati di inattività che possano generare un’immagine di scarsa cura da parte dell’Istituto.

Art. 6 – TUTELA DEI DATI PERSONALI E PRIVACY

1. La gestione dei canali social costituisce trattamento di dati personali soggetto alla disciplina del GDPR e del Codice Privacy.
2. È adottato il principio di minimizzazione dei dati personali: si pubblicano dati personali solo quando strettamente necessari alle finalità comunicative dell’Istituto.
3. Regole specifiche per la pubblicazione di immagini e video:
   1. È vietata la pubblicazione di nomi e cognomi di alunni minorenni (possibili eccezioni in presenza di autorizzazione concessa dai genitori);
   1. È vietata la pubblicazione di immagini in primo piano di alunni minorenni (possibili eccezioni in presenza di autorizzazione concessa dai genitori);
   1. Si privilegiano immagini di gruppo o inquadrature che non rendano immediatamente identificabili i singoli soggetti;
   1. Si preferiscono riprese ambientali, dettagli di attività, elaborati degli studenti senza riferimenti personali diretti;
   1. La pubblicazione di foto o video contenenti persone identificabili è consentita solo previa verifica della sussistenza di specifica autorizzazione rilasciata dagli interessati o dai titolari della responsabilità genitoriale;
4. In caso di dubbio sulla sussistenza dell’autorizzazione, ci si astiene dalla pubblicazione.
5. Informativa e consenso:
   1. L’Istituto predispone un’informativa specifica sull’utilizzo di immagini sui canali social, distinta dalle altre informative già in uso;
   1. È acquisito consenso specifico per l’utilizzo sui social media, distinto da eventuali altre autorizzazioni per finalità diverse;

4. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento; in tal caso le immagini dell’interessato sono rimosse tempestivamente.
5. Il trattamento di dati personali effettuato attraverso i canali social è inserito nel Registro dei trattamenti dell’Istituto ai sensi dell’art. 30 del GDPR.
6. Non sono pubblicati dati sensibili, giudiziari o informazioni che possano arrecare pregiudizio alla dignità e alla riservatezza delle persone.

Art. 7 – TIPOLOGIE DI CONTENUTI

1. Contenuti ammessi:
   1. Informazioni su attività didattiche, progetti, iniziative educative e culturali;
   1. Comunicazioni su eventi aperti alla comunità (open day, spettacoli, mostre, conferenze);
   1. Valorizzazione dei successi degli studenti in ambito didattico, sportivo, artistico (nel rispetto della privacy);
   1. Scadenze importanti (iscrizioni, colloqui, assemblee);
   1. Opportunità per studenti e famiglie (borse di studio, concorsi, iniziative del territorio);
   1. Documentazione visiva delle attività scolastiche privilegiando immagini di ambienti, materiali didattici, elaborati;
2. Informazioni di interesse generale per la comunità scolastica.
3. Contenuti non ammessi:
   1. Comunicazioni formali che richiedono protocollo (iscrizioni, certificati, reclami);
   1. Discussioni su questioni interne alla gestione scolastica;
   1. Polemiche o commenti su vicende che coinvolgono singoli studenti, docenti o famiglie;
   1. Pubblicità commerciale o promozione di prodotti/servizi privati, salvo iniziative espressamente autorizzate dal Dirigente;
   1. Contenuti di natura politica o che possano risultare divisivi;
   1. Informazioni che violano la privacy di studenti, famiglie o personale;
   1. Contenuti inappropriati, offensivi, discriminatori o lesivi della dignità delle persone;
4. Fake news o informazioni non verificate.

Art. 8 – LINGUAGGIO E TONE OF VOICE

1. Il linguaggio utilizzato nei canali social istituzionali deve essere:
   1. Istituzionale ma accessibile, evitando burocratese e tecnicismi non necessari;
   1. Chiaro, corretto e comprensibile;
   1. Rispettoso e inclusivo;
2. Appropriato al mezzo di comunicazione utilizzato.
3. Sono evitati:
   1. Errori ortografici e grammaticali;
   1. Acronimi e sigle senza spiegazione;
   1. Linguaggio gergale o eccessivamente informale;

2. Emoji o emoticon, salvo casi eccezionali e motivati.
3. Ogni pubblicazione deve essere accurata, verificata e coerente con l’immagine istituzionale della scuola.

Art. 9 – MODALITÀ DI COMUNICAZIONE

1. I canali social istituzionali sono configurati per una comunicazione unidirezionale scuola-utenza.
2. La funzione “commenti” è disabilitata per evitare:
   1. Oneri organizzativi eccessivi legati alla moderazione costante;
   1. Responsabilità su contenuti pubblicati da terzi;
   1. Pubblicazione non autorizzata di dati personali;

2. Situazioni problematiche dal punto di vista della tutela dei minori.
3. La funzione “messaggi privati” è disabilitata o monitorata esclusivamente per segnalare agli utenti i canali istituzionali appropriati (email, PEC, telefono).
4. Per le comunicazioni utenti-scuola si utilizzano i canali istituzionali tradizionali:
   1. Email istituzionale;
   1. PEC;
   1. Protocollo;
   1. Sportelli dedicati;
5. Registro elettronico.

Art. 10 – SICUREZZA E PROTEZIONE DEGLI ACCOUNT

1. Le persone autorizzate alla gestione dei canali social devono:
   1. Utilizzare esclusivamente le credenziali istituzionali fornite;
   1. Non condividere le credenziali con terzi non autorizzati;
   1. Utilizzare password complesse e modificarle periodicamente;
   1. Attivare, ove disponibile, l’autenticazione a due fattori;
   1. Effettuare il logout dopo ogni sessione di lavoro;

1. Segnalare immediatamente ogni accesso non autorizzato o sospetto.
2. Le credenziali di accesso sono conservate in luogo sicuro dal Dirigente Scolastico.
3. In caso di sospetto di violazione della sicurezza (data breach), il referente informa immediatamente il Dirigente Scolastico che, sentito il Responsabile Protezione dei Dati (DPO) valuta la necessità di notifica al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Art. 11 – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE

1. I contenuti pubblicati sui canali social sono conservati secondo le modalità definite dal Dirigente Scolastico, in conformità al piano di conservazione documentale dell’Istituto.
2. La cancellazione di contenuti già pubblicati richiede autorizzazione del Dirigente Scolastico, salvo casi di evidente errore materiale o violazione normativa.
3. È garantita la tracciabilità delle pubblicazioni effettuate.

Art. 12 – DIRITTI DEGLI INTERESSATI

1. Gli interessati (studenti, genitori, personale, terzi) possono esercitare i diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) relativamente ai propri dati personali pubblicati sui canali social.
2. Le richieste di esercizio dei diritti devono essere inviate all’Istituto tramite i canali ufficiali (email, PEC, protocollo) e saranno evase nei termini di legge.
3. In caso di revoca del consenso alla pubblicazione di immagini, l’Istituto provvede tempestivamente alla rimozione dei contenuti interessati.

Art. 13 – RESPONSABILITÀ

1. La violazione delle disposizioni del presente Regolamento da parte del personale autorizzato può comportare:
   1. Richiamo formale;
   1. Revoca dell’autorizzazione alla gestione dei canali;

1. Responsabilità disciplinare, civile e penale secondo la normativa vigente.
2. Il Dirigente Scolastico, in qualità di Titolare del trattamento, risponde della corretta applicazione della normativa sulla protezione dei dati personali.

Art. 14 – FORMAZIONE

1. Le persone autorizzate alla gestione dei canali social partecipano ad attività formative eventualmente programmate.
2. L’Istituto promuove iniziative di sensibilizzazione rivolte a tutta la comunità scolastica sull’uso consapevole e responsabile dei social media.

Art. 15 – MONITORAGGIO E VALUTAZIONE

1. Il Dirigente Scolastico effettua periodicamente un monitoraggio dell’efficacia dei canali social istituzionali e della conformità alla normativa.
2. Annualmente è presentata al Consiglio di Istituto una relazione sull’attività svolta attraverso i canali social.

Art. 16 – DISPOSIZIONI FINALI

1. Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di approvazione da parte del Consiglio di Istituto.
2. Il Regolamento è pubblicato sul sito web istituzionale dell’Istituto nella sezione “Regolamenti”.
3. Eventuali modifiche al presente Regolamento sono deliberate dal Consiglio di Istituto, su proposta del Dirigente Scolastico o degli organi collegiali competenti.
4. Per quanto non espressamente previsto dal presente Regolamento, si fa riferimento alla normativa vigente in materia.

LINEE GUIDA INTERNE